Comment laisser des messages vocaux qui ont de l'impact ?


Combien d’appels effectuez-vous et combien de messages vocaux laissez-vous à  chaque jour sur des boîtes vocales ? Des douzaines, j’en suis certain. Laissez-vous des messages qui ont de l’impact ? Est-ce que les gens retournent vos appels rapidement ? Voici à  cet effet 9 idées afin de maximiser les chances que vos interlocuteurs retournent vos appels rapidement.

1. Préparez-vous

Lorsque vous appelez une personne, vous avez 80% de chance de tomber sur sa boîte vocale. La personne est soit absente, soit occupée sur une autre ligne ou occupée à  faire d’autres choses plus importantes et elle ne veut pas se faire interrompre. N’improvisez pas et soyez prêts. Traitez chaque appel comme s’il s’agissait d’un rendez-vous en tête-à -tête. Avant d’appeler quelqu’un, dressez une liste par écrit des points que vous voulez discuter avec cette personne. Près de deux heures par semaine sont perdues à  rappeler les gens parce qu’on a oublié de leur dire quelque chose la première fois.

2. Souriez!

Affichez toujours votre plus beau sourire quand vous parlez au téléphone. Il vous est peut-être difficile de le croire, mais les gens perçoivent votre sourire dans votre voix. Un sourire donne de l’éclat et de la chaleur aux cordes vocales. J’ai déjà  visité plusieurs centres d’appels téléphoniques où l’on avait disposé à  côté du poste de travail de tous les employés des petits miroirs. Quand ils parlaient avec des clients au téléphone, ils se regardaient dans leur miroir et affichaient leur plus beau sourire, comme s’ils avaient une personne en face d’eux!

3. Démontrez votre enthousiasme

Avez-vous déjà  entendu des gens qui avaient la voix si monotone qu’ils donnent l’impression d’être encore endormis ? D’autres parlent parfois trop faiblement ou toujours sur le même ton. Avez-vous vraiment goût de les rappeler rapidement et de leur faire la conversation ? Bien sûr que non. Vous comprenez alors à  quel point il est souhaitable de mettre de l’énergie et de l’émotion dans votre voix. Les gens n’achètent pas nécessairement vos produits, vos services ou vos idées parce qu’ils sont convaincus, mais plutôt parce que vous êtes convaincu et convaincant. Ayez du plaisir à  laisser des messages téléphoniques. Parlez assez fort pour qu’on vous entende bien. Une voix forte inspire la confiance. Variez le débit et le ton de votre voix. Ayez une voix tellement intéressante que la personne aura hâte de vous rappeler et d’entendre ce que vous avez à  dire.

4. Identifiez-vous

Quand vous laissez des messages sur des boîtes vocales, donnez toujours votre prénom, votre nom de famille ainsi que le nom de votre entreprise… à  moins que vous n’ayez quelque chose à  cacher ? Lorsque vous vous identifiez, vous inspirez confiance instantanément et les gens vous rappellent beaucoup plus rapidement. Si votre nom est difficile à  prononcer ou à  écrire, il est fort apprécié de l’épeler :  » … merci de rappeler M. Swarsky. Swarsky s’écrit S-W-A-R-S-K-Y…. « .

5. Mentionnez toujours le but de votre appel

Jeudi dernier, de retour à  mon bureau en fin d’après-midi, j’avais douze messages sur ma boîte vocale. Il y en avait un qui disait :  » Bonjour veillez me rappelez au 555 555-5555.  » Vous savez quoi ? Je n’ai pas encore retourné son appel ! De plus, la personne ne s’était pas identifiée et elle ne m’avait pas mentionné le but de son appel. Cette personne est en bas de ma liste de retour d’appels. Vous désirez des retours d’appels rapides ? Dites toujours le but de vos appels. Si vous êtes dans la vente et que vous tentez de rejoindre un prospect après plusieurs échecs, laissez-lui un message en lui spécifiant un, deux ou trois bénéfices pourquoi il devrait vous rappeler. Par exemple :  » … j’ai quelques idées qui pourraient permettre à  votre site de devenir numéro Un sur Google…  »

6. Laissez des messages complets et détaillés

Puisque 50% des appels ne sont qu’un échange d’information, assurez-vous de toujours laisser des messages complets et détaillés sur les boîtes de vos interlocuteurs. Évitez de jouer au ping pong téléphonique avec l’autre personne en lui demandant de vous rappeler si cela n’est pas absolument nécessaire. Vous pourriez dire par exemple :  » Allo Claude, c’est Patrick. Je t’appelle concernant notre partie de golf de vendredi matin avec nos clients de chez (nom d’une entreprise). Le départ est à  8h12 au Club de golf de Rosemère. Pas besoin de me rappeler. On se voit vendredi. Bonne fin de journée!  »

Lorsque que j’ai plusieurs appels à  retourner et que je dispose de peu de temps, il m’arrive même parfois d’appeler à  des heures où je sais que les gens sont absents afin d’utiliser leur boîte vocale et éviter une longue conversation (type de personnalité jaune).

7. Laissez toujours votre numéro de téléphone

Laissez toujours votre numéro de téléphone à  la fin de vos messages et ce même si la personne que vous appelez le connaît déjà . Vous lui éviterez ainsi de le chercher. Peut-être que la personne prendra ses messages à  distance et qu’elle n’aura pas accès à  son bottin téléphonique personnel ? Lorsque vous laissez votre numéro de téléphone, n’oubliez pas de mentionner votre indicatif régional, dites-le tranquillement et dites-le au moins à  deux reprises :  » … merci de me rappeler au 450 939 3240, encore une fois, 4-5-0-9-3-9-3-2-4-0. Bonne fin de journée!  »

8. Soyez bref

Vos messages ne devaient pas dépasser 30 secondes à  moins qu’il ne s’agisse d’un message qui a pour but de laisser beaucoup d’information à  votre interlocuteur pour que ce dernier n’ait à  vous rappeler. Parlez clairement et rapidement. N’oubliez pas que l’autre personne aura probablement beaucoup d’autres messages que le vôtre à  écouter. Respectez son temps.

9. Mentionnez votre disponibilité

Parfois il est bien de suggérer sur votre message le meilleur moment pour vous rejoindre. Si vous êtes une personne extrêmement occupée et souvent en réunion ou en formation, laissez 2 ou 3 blocs d’heures selon vos disponibilités pour que la personne qui vous rappelle évite de tomber à  son tour sur votre boîte vocale.

La boîte vocale des autres est un outil incroyable qui vous permet de sauver un temps fou à  condition de l’utiliser efficacement. Mettez dès aujourd’hui en pratique ces quelques idées et je vous garantis que vos interlocuteurs retourneront vos appels beaucoup plus rapidement qu’auparavant.

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