Pourquoi et comment utiliser un agenda


300913Si vous croyez à tort que d’avoir un bon agenda fera de vous un être plus organisé, détrompez-vous. Les gens ne sont pas organisés simplement parce qu’ils possèdent un agenda, ils ont un agenda essentiellement parce qu’ils sont organisés.

Dans cette optique d’ailleurs, si vous désirez obtenir quelque chose de quelqu’un dans la vie, adressez-vous à des personnes très occupées: les autres n’ont pas le temps! C’est une réalité, les gens très occupés sont tous munis d’un bon agenda dans lequel ils planifient bien leur temps. Ils peuvent donc faire beaucoup plus de choses que les gens mal organisés et sans agenda.

Mais un agenda ne vous aidera toutefois pas à gagner plus de temps si vous ne possédez pas une méthode pour bien le gérer. L’organisation est bien davantage un état d’esprit qu’autre chose. Votre agenda ne vous aidera nullement si vous ne savez pas comment vous en servir. Donc, avant d’apprendre à utiliser un agenda, il faut être bien organisé et tous les gens organisés que je connais possèdent un agenda et l’utilisent plusieurs fois par jour.

Certaines personnes font l’erreur de conserver un agenda pour la maison et un autre pour le bureau. Ne faites surtout pas comme eux. Un seul agenda suffit. Nous ne sommes qu’une seule et même personne qui partageons notre vie entre des activités d’ordre personnel et professionnel. Étant donné que nous n’avons qu’une seule vie, nous ne devrions avoir qu’un seul agenda. En planifiant vos activités professionnelles et personnelles à partir du même agenda, vous ne risquez pas que vos activités professionnelles empiètent ou prédominent sur vos activités personnelles, familiales et sociales.

Votre agenda est votre principal outil de gestion du temps. Il vous permet de bloquer du temps à l’avance pour travailler sur vos priorités et de jouir ainsi d’une vie équilibrée. Un agenda vous aide à ne rien oublier et à ne pas surcharger votre mémoire avec tous vos rendez-vous, vos réunions, vos activités importantes à faire, vos suivis, vos repères d’informations utiles lors de discussions téléphoniques, vos promesses faites aux autres, votre liste de choses à acheter, d’événements à assister, vos activités sportives, vos noms et vos adresses importantes, vos numéros de téléphone, de télécopieur, de courriel, vos dates d’anniversaire à retenir, vos voyages d’affaires, vos vacances, etc.

Même Albert Einstein n’encombrait pas sa mémoire de toutes ces données. On raconte qu’un jour un journaliste lui a demandé son numéro de téléphone. Il s’est alors rendu dans une boîte téléphonique à proximité de là, il a pris le bottin téléphonique, y a repéré son nom et a donné son numéro de téléphone aux journalistes stupéfaits. Interrogé à savoir pourquoi un homme aussi intelligent que lui ne connaissait même pas son propre numéro de téléphone, il a répondu: «Je ne surcharge pas ma mémoire. Je ne retiens rien de ce que je peux retrouver sur papier!»

Un autre avantage important d’utiliser un agenda, c’est que ça vous permet enfin d’éliminer toutes les petites notes détachées prises à droite et à gauche. Comme on peut le constater, bien utilisé, un agenda aide grandement à diminuer son stress et son anxiété. Vous n’aurez plus jamais peur d’oublier certaines choses et vous dormirez en paix.

On me demande parfois: «Quel type d’agenda devrais-je utiliser?» Ma réponse est la suivante. Un agenda, c’est aussi personnel qu’un vêtement qu’on porte. Ce n’est pas tout le monde qui porte le même linge alors ce n’est pas tout le monde qui devrait avoir le même agenda! Le meilleur système d’agenda serait celui que vous auriez conçu vous-même. L’important c’est d’avoir un agenda avec lequel vous êtes à l’aise. Magasinez-le bien et essayez-en quelques-uns avant d’arrêter votre choix.

Certains préfèrent l’agenda électronique plutôt que le format courant sur papier (c’est définitivement mon cas). D’autres aiment mieux l’agenda de poche que le format géant. D’autres encore optent pour deux pages pour une journée, une journée par page, une semaine ou un mois complet sur deux pages, etc. Peu importe le type d’agenda que vous utilisez, l’important est de l’utiliser. Plus vous emploierez votre agenda à bon escient, plus vous serez une personne organisée.

Vous devriez d’ailleurs être en mesure d’y lire vos objectifs et votre mission personnelle tous les jours, afin de ne pas perdre de vue la direction dans laquelle vous allez. Parmi tous vos objectifs, encerclez ceux que vous voulez réaliser à court terme ou mettez-les en évidence avec un surligneur si vous utilisez un agenda papier ou d’une autre couleur si vous utilisez un agenda électronique. Si votre agenda actuel ne comporte pas une telle page, créez-en une et ajoutez-la dans votre agenda. En plus des heures normales de travail, votre agenda devrait également laisser assez d’espace pour planifier vos soirées et vos week-ends afin que votre travail ne prenne pas préséance sur votre vie personnelle.

Enfin, un dernier conseil qui pourrait vous éviter bien du stress et des soucis, inscrivez en gros caractères à l’extérieur de votre agenda, votre numéro de téléphone à la maison avec une note: RÉCOMPENSE SI RETROUVÉ.

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