Comment utiliser efficacement votre boîte vocale


030214Combien d’appels recevez-vous, chaque jour? Des douzaines, j’en suis certain. Est-ce que les gens vous laissent des messages clairs et précis? Êtes-vous pris à jouer souvent au ping-pong téléphonique? Si vous êtes comme la plupart des gens, vous consacrez un temps fou, chaque jour à prendre vos messages et à retourner vos appels. Lisez donc les 9 conseils suivants afin d’améliorer considérablement l’efficacité de la gestion de votre boîte vocale.

1. Procurez-vous une vraie boîte vocale 

Vous avez bien une boîte vocale, n’est-ce pas? Ne riez pas. Il est incroyable de constater qu’il y a encore des gens – dont des professionnels – qui, en 2014, ne possèdent pas de boîte vocale. Quelles pertes de temps, d’énergie et d’opportunités sont occasionnées par les personnes qui tentent de sauver quelques dollars par mois en n’ayant pas de boîte vocale! Si vous vous reconnaissez ici, appelez votre fournisseur téléphonique et procurez-vous immédiatement une boîte vocale. Et si, vous faite partie de ceux qui ont encore un vieux modèle de répondeur qui fait entendre dix fois bip, bip, bip avant de prendre le message, il est grand temps de vous moderniser!

2. Ayez un message d’accueil professionnel

Vous rappelez-vous la date à laquelle vous avez écouté votre message d’accueil pour la dernière fois? Pour certains, ça fait très, très longtemps. Ça fait tellement longtemps que leur voix a changé depuis! Je ne suggère pas de changer de message d’accueil tous les jours, car il s’agirait d’une énorme perte de temps et combien de fois, ai-je entendu : « Bonjour, vendredi le x… » alors que nous étions mardi! Mais de grâce, faites un effort pour le changer à quelques reprises dans l’année, et surtout écoutez-vous bien.

Auriez-vous le goût de vous laisser un message? Avez-vous un ton de voix énergique et chaleureux? A-t-on l’impression d’appeler dans un salon funéraire? Y a-t-il des fautes de grammaire? Parlez-vous trop lentement ou trop rapidement? Votre message est-il trop long? Devez-vous vraiment laisser un message bilingue ou même trilingue? Est-ce que la musique d’ambiance derrière vous avec les chants d’oiseaux est vraiment nécessaire? Même si vous aimez beaucoup vos enfants de 4 et 5 ans, est-ce vraiment leurs voix qui devraient être sur votre message d’accueil plutôt que la vôtre? Y a-t-il trop de coups de sonneries avant que votre boîte vocale démarre? Votre boîte vocale laisse-t-elle assez de temps pour que les gens pour que les gens laissent des messages détaillés?

3. Pratiquez-vous et recommencez s’il le faut

Avant d’enregistrer votre message d’accueil, écrivez-le, réchauffez votre voix et pratiquez-le à voix haute à quelques reprises. Par la suite, une fois enregistrée, écoutez-le et recommencez jusqu’à ce que vous soyez satisfait.

4. Identifiez-vous

Ah oui… n’oubliez pas de vous identifier sur votre message : « Oui bonjour, vous avez bien joint Patrick Leroux… » Combien de fois se demande-t-on si on appelle au bon endroit, car la personne ne s’identifie pas? Dire : « Vous avez bien rejoint le 555-555-5555… » ne suffit pas. Mentionnez votre nom.

5. Offrez la possibilité de sauter votre message

Lorsque vous devez laisser un message long, détaillé et bilingue sur votre boîte vocale, dites d’entrée de jeu : « Appuyer sur l’étoile deux fois pour aller directement dans la boîte vocale. Bonjour, vous avez bien joint Patrick Leroux… » Les gens qui vous connaissent bien ou qui vous appellent régulièrement éviteront ainsi de perdre leur temps à écouter votre long message d’accueil.

6. Offrez la possibilité d’être transféré

Si votre organisation dispose d’un système téléphonique, offrez la possibilité aux gens qui vous appellent d’être transféré à un être humain : « Pour une assistance immédiate, composez le 0 » ou bien « Pour joindre mon assistante composez le 101 ». Si vous désirez vraiment offrir un excellent service à vos clients, cette option est un impératif!

7. Soyez original et évitez les clichés

Essayez d’être un peu original sur votre message. Inutile de dire par exemple : « Je suis absent » ou « Je ne suis pas là »… on le sait, car c’est votre boîte vocale qui vient d’embarquer! Évitez de dire également : « Après le bip sonore, laissez un message ». À moins de venir d’un village au fin fond du tiers-monde, les gens savent quand ils doivent laisser leur message!

8. Utilisez de l’humour

Si vous avez un type de personnalité drôle, n’hésitez pas à utiliser l’humour sur vos messages d’accueil, par exemple : « Bonjour vous avez bien joint Patrick, pour un retour d’appel rapide, laissez-moi votre numéro de carte de crédit Visa et MasterCard sans oublier votre date d’expiration. Bonne journée! »

9. Offrez de l’information pertinente

Ne racontez pas votre vie afin d’expliquer votre absence. Rappelez-vous que vos messages doivent être brefs. Toutefois, il est bien de mentionner l’adresse de votre site Internet afin qu’un client potentiel puisse avoir accès à plus d’information à votre sujet. Si vous êtes en vacances, mentionnez la date à laquelle vos appels seront retournés.

Votre boîte vocale est un outil formidable si vous l’utilisez correctement. Mettez immédiatement en pratique ces neuf conseils. Changez votre message d’accueil et observez l’économie de temps que vous ferez.

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Patrick Leroux CSP, entrepreneur, coach auteur de neuf (9) best-sellers et réputé conférencier de calibre international est un expert en motivation et performance. Afin de vérifier sa disponibilité pour qu’il présente une conférence inoubliable lors de votre prochain événement, vous pouvez le rejoindre au 1-888-993-8882 ou par courriel au patrick@patrickleroux.com (http://www.patrickleroux.com).

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