Les 10 erreurs que j'ai vues trop souvent… et qui peuvent nuire à un congrès

Chaque année, des milliers d'organisations investissent énormément de temps et d'argent dans leur congrès annuel. 

On choisit la salle, le menu, les cadeaux, les commanditaires, les activités, les conférenciers…

Pourtant, ce ne sont pas toujours les gros détails qui font la différence.

Après plus de 2 500 conférences présentées depuis 1996, j'ai remarqué que ce sont souvent les mêmes petites erreurs qui reviennent.

En voici dix.

1. Commencer à planifier votre évènement trop tard

Les meilleurs conférenciers, les meilleures salles et les meilleurs animateurs sont souvent réservés plusieurs mois, voire plus d'un an à l'avance.

Plus vous attendez, plus vos choix diminuent.

2. Ne pas définir clairement l'objectif de l'événement

Un congrès n'est pas une succession d'activités.

C'est un outil pour atteindre un résultat précis.

Avant de choisir les conférences, posez-vous une seule question : Que voulons-nous que nos participants pensent, ressentent et surtout fassent après notre événement ?

3. Vouloir transmettre trop d'information

Les participants repartent rarement avec tout ce qu'ils ont entendu. Ils repartent avec quelques idées fortes.

Mieux vaut trois messages mémorables que cent cinquante diapositives Power Point.

4. Négliger les pauses

Les meilleures conversations ont souvent lieu… entre les conférences.

Les pauses sont des moments de réseautage, de réflexion et de digestion des idées.

5. Choisir un conférencier uniquement pour son sujet

Deux conférenciers peuvent parler exactement du même thème.

L'impact sera pourtant complètement différent.

Choisissez un conférencier pour son énergie, sa capacité à capter l'attention, à raconter des histoires qui marquent les esprits, à créer une connexion authentique avec son auditoire et à soutenir les objectifs de votre événement… pas seulement pour le titre de sa conférence ou sa renommée

6. Une journée qui manque de rythme

Trois conférences de 90 minutes sans interaction peuvent épuiser n'importe quel auditoire.

Variez les formats. L'énergie est aussi importante que le contenu.

7. Sous-estimer la conférence de clôture

La dernière conférence est celle qui laisse le dernier souvenir et qui donne envi aux participants de revenir l'année suivante.

Elle mérite autant sinon plus d'attention que la conférence d'ouverture.

8. Penser qu'une conférence suffit à créer un changement

Une conférence peut être drôle et inspirer.

Mais ce sont les actions prises dans les jours qui suivent qui créent un véritable changement.

Prévoyez une façon de faire suivi avec les participants.

9. Oublier l'expérience que les participants vivront

Les participants oublieront certainement le menu. 

Ils oublieront rarement comment ils se sont sentis.

Un sourire à l'accueil, une organisation bien rodée, une ambiance chaleureuse, des conférenciers qui créent une véritable connexion avec le public et des idées qui donnent envie de passer à l'action… ce sont ces détails qui font toute la différence.

Un congrès réussi ne se résume pas à une belle programmation. C'est une expérience que les participants ont envie de revivre.

10. Mesurer le succès uniquement aux applaudissements

Les applaudissements sont gratifiants. 

Le passage à l'action est beaucoup plus important.

Quelques semaines après votre congrès, demandez-vous ceci :

Qu'est-ce que nos participants font aujourd'hui qu'ils ne faisaient pas avant ?

C'est, à mon avis, la meilleure façon de mesurer le véritable succès d'une conférence.

En conclusion

Organiser un congrès représente des mois de préparation.

Mon expérience m'a appris qu'un événement réussi ne repose pas uniquement sur un gros budget ou une salle bien décorée.

Il repose avant tout sur des choix réfléchis, une intention claire et une volonté de créer un véritable impact chez les participants présents.

Parce qu'en fin ce compte, un congrès ne devrait jamais être une simple succession d'activités.

Il devrait être une expérience qui mobilise les équipes, renforce la culture de l'organisation… et donne envie de passer à l'action.

Vous organisez un congrès, une réunion annuelle ou une retraite stratégique?

Je serai heureux de discuter avec vous afin de voir comment je peux contribuer à faire de votre événement un moment marquant pour vos participants.

Pour en savoir plus : https://www.patrickleroux.com/

Pour planifier un appel : https://calendly.com/patrickleroux/appel

Ensemble, faisons en sorte que votre conférence de clôture ne soit pas seulement la dernière activité du congrès… mais celle dont tout le monde parlera sur le chemin du retour.

Positivement,

Patrick Leroux CSP HoF
Conférencier professionnel